Tăng hiệu suất làm việc nhóm khi làm từ xa

Work from home là một thử thách với nhân viên và càng là nỗi đau đầu của các quản lý khi phải đối mặt với: sự thiếu vắng tương tác và giám sát trực tiếp giữa các bộ phận, sự khó khăn trong trao đổi, hội họp, sự hạn chế kết nối cảm xúc giữa các thành viên trong nhóm…

Hơn nữa, với đa số manager, đây cũng là lần đầu tiên phải quản lý một đội ngũ nhân viên “ảo” làm việc từ xa mà không hề được cảnh báo hay có sự chuẩn bị kỹ càng trong thời gian đủ dài.

Vậy làm thế nào để tìm ra hướng đi giúp nhóm làm việc hiệu quả, đồng thời giảm bớt nỗi lo quản lý trong thời điểm này.

1. Đo lường động lực làm việc, động viên, hỗ trợ nhân viên thường xuyên

Khi đột ngột chuyển đổi sang làm việc từ xa, các quản lý cần thấu hiểu nỗi lo lắng và bận tâm của nhân viên trong môi trường làm việc mới. Một số câu hỏi sau có thể giúp gợi ra thông tin quan trọng mà ít khi bạn được biết. Ví dụ:

• Bạn đang làm việc gì?
• Bạn cảm thấy như thế nào khi làm việc tại nhà?
• Bạn cần gì để cảm thấy được công ty hỗ trợ nhiều hơn?...

Các nhà quản lý thành công thường dành thời gian để tiếp cận với các nhân viên làm việc tại nhà theo cách mà họ thấy thoải mái nhất. Một vài nhân viên sẽ thích nhắn tin nhanh, một số khác thích những email check-in hay video call ngắn. Hãy để nhân viên biết rằng họ có thể tham khảo ý kiến của bạn và những mối quan tâm của họ luôn được lắng nghe.

Khi tương tác, các nhà quản lý cần chú ý đến giọng điệu của nhân viên. Nó có thể qua cách giao tiếp bằng văn bản; qua lời nói hay cử chỉ khi quan sát họ trong video. Nếu có những thay đổi bất thường trong giao tiếp hay cảm xúc… thì khả năng rất lớn nhân viên đang cần sự hỗ trợ của bạn.

2. Biến công việc của các thành viên trở nên hấp dẫn

Nếu các manager muốn nhóm của mình tham gia vào công việc một cách tích cực, manager phải làm cho công việc của họ trở nên hấp dẫn.

Cách mạnh mẽ nhất để làm điều này là cung cấp cho mọi người cơ hội để thử nghiệm và giải quyết các vấn đề, thử thách thực sự quan trọng. Hãy hướng dẫn họ ở những bước đầu tiên, đặt ra những câu hỏi mở để họ có thể tự suy nghĩ và giải quyết vấn đề, hãy đảm bảo rằng bạn luôn có mặt và sẵn sàng, nhưng cũng cung cấp cho tất cả mọi người đủ không gian riêng để có thể hoàn thành công việc.

3. Đưa ra kỳ vọng, mục tiêu rõ ràng với nhân viên

Sự khác biệt về thời gian sinh hoạt của mỗi cá nhân khiến cho việc quản lý tiến độ công việc trở nên khó khăn, vì vậy, điều quan trọng là người quản lý phải phổ biến những mục tiêu cụ thể mà mình mong muốn với nhân viên. Hãy chắc chắn tất cả các thành viên trong nhóm hiểu được yêu cầu của bạn, hãy rõ ràng về những vấn đề cần ưu tiên, nếu làm tốt điều này, bạn và cả nhóm có thể hoàn thành công việc nhanh chóng.

Bạn cũng cần yêu cầu nhân viên thường xuyên báo cáo tiến độ để kịp thời đưa mọi thứ trở lại đúng hướng nếu sảy ra sai sót. Khi không làm việc tại công ty, sự rõ ràng, mạch lạc quan trọng hơn bao giờ hết.

4. Đảm bảo lịch trình và hiệu quả công việc

Làm việc tại nhà với những lịch trình linh hoạt của mỗi thành viên cũng có những hạn chế. Hãy đưa ra một lịch trình mà tất cả thành viên trong nhóm đều đồng ý và nghiêm túc thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn và các thành viên khác không phải thức dậy lúc nửa đêm để trả lời tin nhắn/ trao đổi công việc nếu vô tình một ai đó quyết định làm việc vào ban đêm.

Việc đưa ra lịch trình về thời gian làm việc cũng sẽ làm giúp mọi người cảm thấy thời gian của họ có giá trị hơn. Nếu họ cảm thấy như bạn tôn trọng cân bằng cuộc sống công việc của họ, thì họ sẽ có xu hướng tôn trọng bạn hơn, từ đó thực hiện nghiêm túc các yêu cầu, phản hồi của bạn.

5. Khích lệ sự liên kết trong nhóm

Hãy tổ chức họp nhóm vào thời gian mà tất cả mọi người đều có thể tham gia. Nếu là một nhóm nhỏ, cuộc họp chỉ cần diễn ra đơn giản với những phần chia sẻ, tiến độ công việc của các thành viên, nếu nhóm lớn hơn, hãy để các thành viên luân phiên thuyết trình về công việc và để mọi người góp ý, tranh luận, đưa ra giải pháp.

Cuộc họp hàng tuần này cũng sẽ là thời điểm tuyệt vời để ăn mừng thành công của nhóm. Là một người quản lý, hãy chắc chắn rằng khi một nhân viên hoàn thành tốt công việc, họ được khen thưởng xứng đáng. Điều này cũng giúp nhân viên có động lực gắn bó với công ty. Bạn cũng có thể tìm cách để các thành viên trong nhóm giao lưu với nhau ngoài công việc bằng cách tạo ra một chủ đề thú vị trên nhóm chat để mọi người cùng trao đổi hoặc lên kế hoạch cho các sự kiện ăn uống, vui chơi khi mùa dịch đi qua.

Ngoài ra, để có thể giảm bớt gánh nặng cho quản lý, hãy thực hiện chia cặp cho các nhân viên trong nhóm để mỗi cá nhân có thể liên hệ và hỗ trợ chéo lẫn nhau. Mô hình lãnh đạo chung tay (shared leadership model) cho phép tạo ra một tầng hỗ trợ và bảo vệ lẫn nhau giữa các nhân viên nhằm chống lại sự cô lập cảm xúc khi làm việc tại nhà.

6. Luôn nhớ tầm quan trọng của người quản lý

Cuối cùng, vai trò của người quản lý là quan trọng nhất, bạn có thể là chất keo gắn kết toàn bộ thành viên của nhóm lại với nhau. Nếu hiểu rõ được tình hình, vấn đề của mỗi thành viên, bạn càng dễ dàng giúp quá trình làm việc trở nên tốt hơn. Hãy luôn sẵn sàng nhận phản hồi, đặc biệt là những góp ý về cách bạn có thể làm tốt hơn khi đưa mục tiêu công việc. Bạn cần có những hành động cụ thể để thúc đẩy các mối quan hệ tích cực giữa bạn và mọi người, điều này sẽ giúp các thành viên cảm thấy tin tưởng, hài lòng và hiệu suất công việc cũng được tăng lên.

7. Lịch trình làm việc “kiểu mẫu”

• Thứ hai: Tổ chức một cuộc họp định kỳ cho nhóm, xác định những trọng tâm: 

-         Tuần trước chúng ta đã làm được gì, học được gì?

-         Chúng ta có những mục tiêu gì trong tuần này? Ai là người chụ trách nhiệm mỗi mục tiêu đó?

-         Làm thế nào chúng ta có thể giúp đỡ lẫn nhau với các mục tiêu trong tuần này?

-         Chúng ta nên thử những biện pháp nào để cải thiện hiệu suất trong tuần này là gì?

-         Chúng ta có cần chạy thử chương trình nào không, và ai là người chịu trách nhiệm?

• Thứ Ba - Thứ Năm: Có ít nhất một cuộc họp cá nhân với mỗi thành viên trong nhóm, thúc đẩy các thành viên, tập trung vào việc giúp họ giải quyết những thách thức có phần căng thẳng. Manager cũng có thể điều phối các cuộc họp nhóm nhỏ trong đó nhân viên có thể hợp tác và giải quyết các vấn đề trong tuần cùng nhau.
• Thứ sáu: Tập trung vào việc feedback, chia sẻ những nỗ lực, thành tích của các cá nhân và động viên cả team cùng cố gắng. 

Tổng hợp từ Harvard Business Review và Ceros.com