Thường xuyên làm việc với khách hàng nước ngoài, chắc hẳn các thành viên TMA phải tham gia rất nhiều cuộc họp trực tuyến để trao đổi công việc, có thể là hằng tháng, hằng tuần, hoặc thậm chí là hằng ngày. Ngoài ra, việc “work from home” như hiện nay cũng tạo điều kiện cho chúng ta tham gia vào những cuộc họp trực tuyến với tần suất ngày càng dày lên. Để nâng cao chất lượng các cuộc họp trực tuyến, cùng với đó là giúp các bạn giữ cuộc họp và thời gian biểu của mình theo đúng lịch trình, IC đã tổng hợp một số phương pháp, quy tắc bổ ích, hy vọng giúp các bạn có khoảng thời gian họp thật vui vẻ và hiệu quả.

6 cách tạo cuộc họp trực tuyến hiệu quả

1. Hành động theo chương trình họp

Hãy đưa chủ đề cuộc họp vào nội dung lời mời trên lịch của bạn hoặc gửi tài liệu qua email trong vòng 24-48 giờ trước thời gian họp. Điều này sẽ giúp các bên đặt ra kỳ vọng về mục tiêu cuộc họp. Nếu được gửi trước chương trình họp, hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc kỹ! Ngay cả khi bạn đã quen với dự án hoặc các chủ đề thảo luận, bạn vẫn có thể tìm hiểu thông tin quan trọng về các quan điểm hoặc mối quan tâm và không rơi vào thế bị động.

2. Hãy chuẩn bị cẩn thận

Cho dù cuộc họp của bạn có được đặt chương trình họp cụ thể hay không, hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ mục tiêu của mình là gì. Trước cuộc họp, hãy tổng hợp mọi ghi chú hoặc thông tin cơ sở mà bạn có thể cần tham khảo cũng như bất kỳ câu hỏi nào. Việc chuẩn bị sẵn một danh sách hoặc tập hợp các điểm chính sẽ giúp bạn giảm áp lực khi phải suy nghĩ về câu hỏi ngay tại chỗ,

3. Khắc phục sự cố kỹ thuật của bạn

Cho dù đó là cuộc họp trực tuyến đầu tiên hay cuộc họp thứ một triệu, hãy đảm bảo rằng bạn biết cách sử dụng công nghệ của mình. Xác nhận cách quay số vào và đảm bảo loa ngoài của bạn hoạt động, cùng với đó là kiểm tra Wi-Fi thường xuyên. Những thất vọng ban đầu thường xuất hiện khi có người cần thêm một phút để truy nhập vào network của cuộc họp. Ngoài ra, hãy đến phòng họp trực tuyến sớm, ngay cả khi bạn tắt tiếng loa ngoài của mình cho đến khi những người khác tham gia, ít nhất bạn có thể tập trung vào nội dung trình bày của mình thay vì gây ra khó chịu ngay từ đầu.

4. Chia sẻ là quan tâm

Nếu bạn đang xem xét bất kỳ thông tin nào có kèm hình ảnh hoặc số liệu thống kê hoặc nếu bạn đang tham khảo các tài liệu bên ngoài, hãy đảm bảo mọi người đều có thể theo dõi cùng. Hãy thiết lập chia sẻ màn hình để bạn có thể thu hút sự chú ý của mọi người và giúp mọi người cùng đồng thuận. Chỉ cần ghi nhớ: nếu bạn đang chia sẻ màn hình, hãy đảm bảo tắt mọi chương trình hoặc thông báo email, điện thoại hoặc tin nhắn để tránh mọi thông báo khó chịu.

5. Hãy thẳng thắn

Một trong những thách thức của cuộc họp trực tuyến là làm thế nào để biết ai sắp phát biểu hoặc ai cần tham gia giữa chừng. Dựa vào những người tham dự cuộc họp và tính cách của họ, cuộc họp trực tuyến có thể diễn ra trong mọi thái cực, từ mọi người thảo luận với nhau cho đến những khoảng tạm dừng lâu sau khi có người nói xong. Để tránh việc nói lộn xộn không rõ ràng hoặc thời gian trống, hãy đặt câu hỏi dành riêng cho những người dự cuộc họp khác. Nếu mọi người đang làm việc cùng nhau hoặc dựa vào các bước khác trong tiến trình để tiếp tục, đừng ngại hỏi họ một cách cụ thể xem họ có cần bổ sung thêm điều gì hoặc có thêm thắc mắc nào không.

6. Dấu ấn cá nhân

Cuộc họp trực tuyến, qua điện thoại hoặc cuộc họp ảo có thể là trở ngại — bạn không nhìn thấy ngôn ngữ cơ thể để biết được cách mọi người phản hồi hay họ có đang theo dõi hay không. Để giải quyết nguy cơ mất tập trung của mọi người, hãy giữ nguyên cá tính của bạn. Hãy trở nên duyên dáng như khi bạn gặp trực tiếp — hoặc nhiều hơn, theo yêu cầu của cuộc họp. Năng lượng dồi dào sẽ giúp bạn thu hút khán giả và giúp họ tiếp tục theo dõi các chủ đề. Khi mọi người thực sự bị thu hút vào cuộc chơi họp hành này, chủ điểm họp của bạn sẽ được giải quyết nhanh chóng và bạn sẽ đề cập được đến nhiều vấn đề hơn trong thời gian ngắn hơn.

5 quy tắc cần thủ khi họp trực tuyến

1. Quy tắc 60 giây

Trước tiên, không bao giờ can dự vào việc giải quyết vấn đề của đội ngũ cho đến khi họ nhận diện được nó. Làm điều gì đó trong 60 giây đầu tiên để giúp họ trải nghiệm. Bạn có thể chia sẻ các số liệu thống kê gây sốc hay gây kích thích, những câu chuyện hoặc các bài học làm kịch tính hóa vấn đề.

2. Quy tắc trách nhiệm

Khi bước vào bất kỳ môi trường xã hội nào, mọi người đều ngầm xác định vai trò của bản thân. Mối đe dọa lớn nhất cho các cuộc họp trực tuyến là người dự vô thức tự nhận vai trò quan sát viên, tức chỉ đến nghe.

Để chống lại ý thức ngầm này, hãy tạo trải nghiệm về trách nhiệm chia sẻ ngay từ lúc bắt đầu bài thuyết trình. Nhưng cũng đừng dùng cách nói "Tôi muốn đây là một buổi trò chuyện, không phải là buổi thuyết trình. Tôi cần tất cả các bạn cùng tham gia thảo luận". Điều này hiếm khi đạt hiệu quả. Thay vào đó, hãy tạo cơ hội cho người tham dự nhận lấy trách nhiệm, bằng cách áp dụng quy tắc tiếp theo.

3. Quy tắc không chỗ lẩn tránh

Nghiên cứu cho thấy một người lên cơn đau tim trên tàu điện ngầm lại ít có khả năng nhận được sự giúp đỡ, dù có rất nhiều người trên tàu. Các nhà tâm lý học xã hội gọi hiện tượng này là sự khuếch tán trách nhiệm. Nếu mọi người đều có trách nhiệm, thì sau đó sẽ không còn ai cảm thấy có trách nhiệm nữa.

Tránh điều này trong cuộc họp bằng cách giao cho từng người những nhiệm vụ họ có thể chủ động tham gia, để không có chỗ lẩn tránh. Chia mọi người thành từng nhóm nhỏ gồm 2 hay tối đa 3 người. Gợi ý họ dùng phương thức nào đó để thảo luận trực tuyến với nhau trong nhóm riêng. Nếu nền tảng hội nghị trực tuyến của công ty cho phép chia nhỏ nhóm thì hãy tận dụng nó.

4. Quy tắc MVP

Không điều gì cản trở cuộc họp hơn việc "tra tấn" mọi người bằng các slide đầy số liệu chán ngắt, với các gạch đầu dòng dài vô tận. Khi ấy, người tham dự có thông minh hay tinh tế đến mức nào cũng không còn quan trọng. Do đó, bạn cần phải pha trộn các sự kiện vào các câu chuyện.

Chuyên gia khuyến khích mọi người xác định cần bao nhiêu slide PowerPoint khả dụng tối thiểu (Minimum Viable PowerPoint - MVP). Nói cách khác, chọn số lượng dữ liệu ít nhất mà bạn cần phải báo cáo và thu hút mọi người. 

5. Quy tắc 5 phút

Không bao giờ để hơn 5 phút mà không đưa ra vấn đề nào cho mọi người giải quyết. Những người dự họp trực tuyến đang ở trong các phòng riêng lẻ và có hàng tá những phiền nhiễu xung quanh. Nếu bạn không duy trì được khả năng tham gia liên tục đầy hữu ích, họ sẽ trở nên lơ đãng, và cần phải thật cố gắng mới khiến họ chú tâm lại.

Tổng hợp từ Harvard Business Review và Microsoft