Bí quyết tối ưu hóa thời gian làm việc

Theo một báo cáo của Gallup (công ty tư vấn và phân tích của Mỹ), tuần làm việc 40 giờ tiêu chuẩn hiện không đủ để đa số nhân viên công sở hoàn tất mỹ mãn công việc của mình. 1/4 trong số được khảo sát thừa nhận rằng họ đang dành ra tới 50 giờ/tuần cho công việc.
Làm việc tốn nhiều thời gian mà vẫn không đạt được hiệu quả như mong muốn, bạn có rơi vào hoàn cảnh này? Làm thế nào để tối ưu hóa thời gian làm việc?

1. Lên kế hoạch và mức độ ưu tiên cho mọi thứ, kể cả những điều nhỏ nhặt nhất

Một trong phương pháp hữu hiệu nhất để bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả là ghi lại lịch trình và lên kế hoạch cho công việc cá nhân.

Mọi hoạt động, từ quan trọng như hội họp hay gặp mặt khách hàng, hay nhỏ bé hơn, như trả lời email hay viết report, đều cần phải được triệt để lưu trữ lại. Những lịch trình được ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn đánh giá được thời gian làm việc của mình trong một ngày, rằng liệu bạn đang hoạt động có hiệu quả hay không. Bản ghi chép này cũng sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho các công việc của mình được chính xác hơn trong những lần kế tiếp, hoàn hảo định lượng số thời gian và công sức mình cần bỏ ra.

Bạn có thể học tập theo phương pháp ma trận Eisenhower của cố tổng thống Mỹ: Thay vì lên kế hoạch và gắng sức giải quyết tất cả khối lượng công việc trong cùng một lần, hãy luôn sắp xếp và hoàn thành các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng. Trong đó bao gồm:

Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Khẩn cấp và quan trọng
Nhiệm vụ cần được lên kế hoạch để làm: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp
Nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
Nhiệm vụ phải được loại bỏ: Không khẩn cấp cũng không quan trọng

2. Chia nhỏ công việc và tập trung cao độ trong thời gian ngắn

Việc bị “bội thực” công việc và loay hoay giải quyết chúng trong hoảng loạn là một trong những nguyên nhân gây lãng phí thời gian hàng đầu. Để giải quyết vấn đề này, hãy thử nghiệm ngay phương pháp Pomodoro dưới đây.

Pomodoro, được giới thiệu bởi Francesco Cirillo vào năm 1980, là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Nguyên lý hoạt động cơ bản của Pomodoro là việc chia các công việc lớn, cồng kềnh thành các phần nhỏ, dễ giải quyết hơn trong một khoảng thời gian xác định. Cụ thể, chúng gồm 5 bước:

Bước 1: Lựa chọn công cần làm
Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian để làm các phần công việc đã chia, thông thường là 25 phút/phần (mỗi 25 phút này được gọi là một phiên làm việc Pomodoro)
Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong vòng 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi bắt tay vào làm phần công việc tiếp theo
Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn 5 phút, là một phiên nghỉ dài từ 15 đến 30 phút

Để đảm bảo áp dụng phương pháp này có hiệu quả, bạn cần phải tuân thủ 4 nguyên tắc Pomodoro sau:

Nguyên tắc 1: Một phiên làm việc Pomodoro khi bị gián đoạn sẽ được tính lại từ đầu. Phiên làm việc này không thể được chia thành các phần nhỏ hơn, như ½ hay ⅓ Pomodoro.
Nguyên tắc 2: Chỉ tập trung làm 1 phần công việc duy nhất trong một phiên Pomodoro đã định.
Nguyên tắc 3: Nếu hoàn thành công việc xong trước khi phiên Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa thành quả.
Nguyên tắc 4: Trong các khoảng thời gian nghỉ (nghỉ 5 phút, 10 phút), bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự, hoặc thư giãn bằng những hoạt động đơn giản, không cần sử dụng tư duy nhiều, như đi dạo hay nghe nhạc,... Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

3. Đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân

Harvard Business Review phát hiện ra rằng những nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ hành chính có nguy cơ mệt mỏi về cả thể chất và tinh thần nhiều hơn đáng kể so với những đồng nghiệp của họ. Càng lấn sâu vào công việc vào cuối ngày, họ càng dễ uể oải, mất tập trung và gặp khó khăn trong các hoạt động vào ngày kế tiếp.

Để hạn chế tình trạng này, hãy thiết lập những ranh giới thời gian cụ thể cho bản thân: Khi làm việc, hãy tập trung cao độ và cố gắng hết sức mình. Nhưng khi đã hết giờ hành chính, hãy tạm thời tránh xa công tác nghiệp vụ và dành cho mình những khoảng không gian tĩnh để cân bằng giữa công việc bộn bề và cuộc sống thường nhật. Hãy có thói quen rà soát công việc ít nhất 30 phút trước khi hết giờ làm. Bạn có thể kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả các email quan trọng đều có phản hồi, xem qua danh sách nhiệm vụ của bạn để biết rằng bạn đã hoàn thành những gì cần thiết và nếu bạn nhận ra rằng bạn sẽ cần phải làm việc vào buổi tối, hãy quyết định chính xác những gì bạn sẽ hoàn thành và khi nào. Ví dụ: bạn có thể xác định sẽ xem xét một task dang dở nào đó trong một giờ hoặc ít hơn, bắt đầu từ 8 giờ tối. Còn trước đó, bạn loại bỏ công việc ra khỏi đầu và dành hoàn toàn thời gian cho bản thân, gia đình. Điều này khiến bạn không phải trằn trọc suốt thời gian nghỉ khi có task chưa hoàn thành và không biết khi nào mới có thể bắt đầu giải quyết.

4. Sử dụng công cụ quản lý thời gian

Hiện này có rất nhiều ứng dụng điện thoại, phần mềm máy tính về quản lý thời gian hỗ trợ bạn hoàn thành mục tiêu đề ra, bước đầu tiên là quản lý thời gian về mặt vật lý để biết bạn dùng thời gian vào việc gì và kế hoạch sử dụng thời gian trong tương lai. Các chương trình phần mềm như Any.do, Asana, Google Keep... cho phép bạn lên lịch làm việc dễ dàng và thiết lập công việc ưu tiên.

5. Tạo dựng những mối quan hệ tốt

Đừng tự biến mình thành “cỗ máy đa năng”, điều này sẽ khiến bạn sớm cảm thấy quá tải. Hãy san sẻ công việc của mình với những người thân hay đồng nghiệp của bạn. Muốn làm được như thế, bạn cần bồi đắp những mối quan hệ tốt đẹp dù ở công sở hay trong gia đình. Nên nhớ rằng khi cảm thấy quá áp lực, hãy giải quyết theo hướng tích cực chứ đừng trút giận lên người bên cạnh vì điều này chỉ khiến cho bạn mất đi những nguồn trợ giúp hữu ích mà thôi.

6. Đi ngủ đúng giờ quy định

Điều này nghe thật trẻ con, nhưng thật ra thói quen “câu giờ” trước khi đi ngủ (đọc ráng vài trang sách, xem nốt một bộ phim) sẽ làm bạn ngủ không đủ giấc và cảm thấy mệt mỏi vào sáng hôm sau. Một cơ thể thiếu tỉnh táo sẽ khiến bạn làm việc chậm chạp hơn, do vậy tốn thời gian nhiều hơn cho cùng một công việc. Thiết lập khung giờ hợp lí cho những sinh hoạt cá nhân là cách bạn vừa tận hưởng lành mạnh buổi tối của mình, vừa chuẩn bị sẵn sàng cho ngày làm việc kế tiếp.

Tổng hợp từ Hardvard Business Review và Resources.base.vn