Câu trả lời không phải là làm việc chăm chỉ hơn mà là cách bạn làm việc như thế nào.

Có thể bạn đang quá bận để đọc bài viết này.

Có thể bạn đang có ít nhất 20 cửa sổ trình duyệt khác hiện đang mở.

Có thể bạn đang có 1 danh sách việc phải làm với 1 tá việc khác bạn nên làm ngay bây giờ.

Đó là lí do vì sao bạn nên đọc bài viết này.

Khi cuộc sống trở nên quá bận rộn và bạn cảm thấy choáng ngợp, cám dỗ sẽ khiến bạn làm việc chăm chỉ hơn nữa. Trong đầu bạn lúc nào cũng ra lệnh: bỏ qua bữa trưa, uống thêm 1 ly café nữa, làm việc đến khi kiệt sức… Hãy tiếp tục làm những gì bạn phải làm, nhưng hãy làm nó tốt hơn.

Chúng tôi muốn đề xuất cho bạn một cách khác.

Dừng lại. Thở. Hãy cho đầu óc bạn cơ hội bắt kịp với cả thân thể.

Với một list việc phải làm quá dài, bạn sẽ cảm thấy khó khăn nếu để đầu óc nghỉ ngơi. Và khi bạn làm vậy, cũng sẽ rất khó để hoàn toàn cảm thấy thư giãn. Nhưng nếu bạn có chiến lược rõ ràng trong việc nghỉ ngơi và điều bạn sẽ làm trong thời gian đó, bạn hoàn toàn có thể tăng khả năng tập trung và hiệu suất.

Cái giá của sự kiệt sức

Thậm chí một sự chuyển đổi nhỏ trong công việc đang làm cũng có thể cải thiện khả năng tập trung của một người trên công việc đó trong thời gian dài.

Vấn đề là làm việc chăm chỉ hơn hoàn toàn không hiệu quả. Não của con người không được thiết kế để hoạt động với 100% công suất cả ngày. Thay vì giúp bạn tiến gần hơn tới mục đích, việc tập trung trong một thời gian kéo dài có thể hút cạn trí não của bạn, làm việc suy nghĩ rõ ràng trở nên khó khăn. Kết quả là, việc ra quyết định hay tính sáng tạo của bạn bị ảnh hưởng và công việc của bạn sẽ chậm lại.

Một cuộc nghiên cứu vào 2011 bởi University of Illinois at Urbana-Champaign đã đồng ý điều này.  Những nhà nghiên cứu xác nhận rằng “ Não được xây dựng để phát hiện và đáp ứng với thay đổi”. Nói cách khác,  não sẽ dừng phản hồi với những gì diễn ra liên tục và không thay đổi – như bản báo cáo bạn bắt đầu làm từ 2 tiếng trước chẳng hạn. Kết quả là “sự chú ý kéo dài đến một công việc duy nhất thường cản trở hiệu suất.”

Vậy làm cách nào bạn có thể tránh việc giảm hiệu suất này? Hãy làm điều gì khác, cho dù là chỉ trong 1 lúc thôi. Tác giả của nghiên cứu cho rằng “Thậm chí một sự chuyển đổi nhỏ trong công việc đang làm cũng có thể cải thiện khả năng tập trung của một người trên công việc đó trong thời gian dài.”

Nói cách khác: Do less to do more

Năng suất và tập trung bền vững yêu cầu bạn phải cho đầu óc có nhiều cơ hội để nghỉ và tái nạp năng lượng để bạn có thể trở lại làm việc hiệu quả hơn.

Chờ đã, chỉ vậy thôi sao?

À thì, đúng và cũng… không. Việc nghỉ ngơi có thể giúp bạn tập trung lâu hơn nhưng với năng suất ở level thượng thừa, việc nghỉ ngơi khi đã có chủ định, một cách hiệu quả rất quan trọng.

Với những người mới bắt đầu, mức độ bạn nghỉ ngơi như thế nào? Trong bao lâu? Và loại nghỉ ngơi nào hiệu quả nhất? Có nhiều ý kiến trong việc vạch ra sự cân bằng đúng đắn giữa thời gian làm việc và nghỉ ngơi.

• Kĩ thuật Pomodoro – Một trong những phương pháp tăng hiệu suất phổ biến nhất, được phát triển bởi frabcesco cirillo và được đặt tên cho bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua đã truyền cảm hứng cho anh. Trong phương pháp này, bạn làm việc 25p không ngưng nghỉ sau đó nghỉ 5p, dãn cơ, uống nước, đi vệ sinh. Khi hết thời gian , bạn lại tiếp tục làm việc. Tin tốt là sau chu kì thứ 4, bạn có thể nghỉ dài hơn, tầm 15p hoặc hơn.
• 52/17 – Một cuộc nghiên cứu gần đây được tổ chức bởi một app quản lí thời gian – DeskTime cho thấy những người có hiệu suất cao làm việc trong 52p, sau đó nghỉ ngơi 17p. Bí quyết để thành công với phương pháp này là “ Lí thuyết cống hiến 100%”. Nói cách khác, dù bạn đang làm gì, hãy tập trung 100% với nó. Như DeskTime đã nói” Trong suốt 52p làm việc, bạn phải tận tâm hoàn thành nhiệm vụ, hoàn thành công việc, tiến độ. Với 17p nghỉ ngơi sau đó, bạn hoàn toàn dứt mình khỏi công việc – hoàn toàn nghỉ ngơi.
• Pulse and Pause – Phương pháp này được tạo ra bởi Tony Schwartz của The Energy Project. Giống với những kĩ thuật trước, nó đề xuất các chu kì liên tiếp trong việc tập trung làm việc
  (pulse) và nghỉ ngơi (Pause). Điều khác biệt là, với phương pháp này, mỗi chu kì làm việc kéo dài 90p. Nghiên cứu của Tony chỉ ra rằng “con người tự nhiên chuyển từ tập trung hoàn toàn và năng lượng đến mệt mỏi sinh lý sau mỗi 90 phút. Cơ thể gửi cho chúng ta một tín hiệu để nghỉ ngơi và làm mới, nhưng chúng ta kéo dài nó với cà phê, thức uống năng lượng và đường hoặc chỉ bằng cách khai thác dự trữ của chính chúng ta cho đến khi chúng cạn kiệt"

Bất kể bạn chọn cái gì, mỗi phương pháp trong số này đều bao hàm ý tưởng Năng suất và tập trung bền vững yêu cầu bạn phải cho đầu óc có nhiều cơ hội để nghỉ và tái nạp năng lượng để bạn có thể trở lại làm việc hiệu quả hơn.

Hãy nghỉ ngơi “thật tốt”

Việc nghỉ ngơi thường xuyên rất quan trọng trong việc tăng hiệu suất, nhưng đó chỉ là 1 phần của câu truyện. Cách thức bạn nghỉ ngơi cũng rất quan trọng. Khi bạn được ra khỏi màn hình (hoặc giấy tờ hoặc bất kì cái gì bạn đang làm việc) hãy đảm bảo rằng bạn đang “ nghỉ ngơi thật tốt”

Vậy nghỉ ngơi tốt sẽ trông như thế nào?

1. Lên lịch nó

Nếu bạn không có kế hoạch cụ thể cho thời gian nghỉ ngơi, thường nó sẽ không xảy ra. Bạn bị cuốn vào những gì bạn đang làm, hoặc để cho cảm giác tội lỗi leo lên để thì thầm rằng bạn đang lười biếng. Trong một nghiên cứu được thực hiện bởi nhà bán lẻ Staples, một trong năm công nhân và quản lí xác nhận rằng cảm giác tội lỗi là lý do họ không bước ra khỏi không gian làm việc của họ.

Đây là nơi mà các phương pháp hiệu quả phía trên tới giải cứu bạn. Bạn sử dụng báo thức để thức dậy đi làm, tại sao không sử dụng báo thức để nhắc bạn thời gian dừng làm việc? Hay nhất là, khi đồng hồ báo cho bạn thời gian dừng làm việc có thể sẽ cho lương tâm của bạn không đánh giá bạn đang lười nữa. Bạn có thể nói với bản thân là “ tôi chỉ đang làm theo thứ tự mà thôi”

Mặc dù rất khó để dừng các tiếng nói tiêu cực trong đầu, hãy tự nhắc bản thân rằng việc nghỉ ngơi chính là đang giúp cho bản thân bạn. Việc nghỉ ngơi thường xuyên cho phép bạn làm việc với hiệu suất cao hơn trong thời gian dài hơn, do vậy bạn có thể hoàn thành nhiều hơn trong 4-5 tiếng trong khi nhiều người phải hoàn thành trong 8 tiếng hoặc hơn.

2. Tránh các “bẫy” nghỉ ngơi thông dụng

Bí mật để thành công ở đây là kiểm soát sự tập trung của bạn. Trong thời gian làm việc, bạn chỉ nên tập trung vào 1 việc đang làm. Và phần còn lại cũng nên làm chính xác như thế, không check email hay lướt web. Khi đến thời gian nghỉ, hãy tránh xa khỏi máy tính của bạn, đặt điện thoại về nơi của nó và hãy nghĩ về điều gì khác hơn là công việc.

Tin hay không thì, thậm chí việc nói chuyện với đồng nghiệp cũng có thể là bẫy nếu tất cả những gì bạn làm là thảo luận về chuyện đang xảy ra trong văn phòng. Khi điều đó xảy ra, tâm trí của bạn không có khả năng để ngắt kết nối và bạn bị kẹt trong một vòng lặp tạo-stress. Thay vào đó, hãy tìm những khu vực có thú vui chung không liên quan đến công việc như: nhóm nhạc yêu thích, bộ phim bạn vừa mới xem hoặc là kế hoạch cho cuối tuần.

Việc bạn quản lí năng lượng suốt cả ngày  bằng cách đảm bảo rằng cơ thể của bạn hoàn toàn được lấp đầy. Nếu bạn đủ may mắn để được làm việc trong một công ty cung cấp bữa trưa hoặc thức ăn vặt, hãy cứ giữ lấy một ít thức ăn trong tầm tay. Tuy nhiên, giữ mức độ ăn ít thôi để tránh “food coma” (aka sau khi ăn nhiều thì bạn thường hay buồn ngủ đó)

3. Hãy hoạt động

Cách dễ nhất để đảm bảo rẳng bạn đang nghỉ ngơi đúng là phải hoạt động. Hãy đứng dậy và làm một vài động tác dãn cơ đơn giản, hoặc là nếu đó là một ngày đẹp trời, hãy đi dạo bên ngoài. Bạn cũng có thể đi ra nhà vệ sinh hoặc nhà bếp để uống nước - đủ để cho máu di chuyển và bơm oxi lên não. Điều này sẽ giúp đầu óc tỉnh táo và tập trung lại.

Mặc dù điều đó có thể không khả thi tùy thuộc vào nơi bạn sinh sống và làm việc, những việc trở lại với thiên nhiên là một cách tuyệt vời để cải thiện sự tập trung và tâm trạng của bạn. Trong “The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World”, Adam Gazzaley và Larry D. Rosen đã nói “Môi trường tự nhiên thu hút sự chú ý của chúng ta theo hướng bottom-up (từ những yếu tố nhỏ nhất) vì những kích thích tự nhiên vốn rất hấp dẫn chúng ta (có lẽ là do các yếu tố tiến hóa). Chúng lôi kéo chúng ta vào nhưng tạo ra các phản ứng top-down (theo hướng tổng quan) tối thiểu. ”

Và như bất cứ ai đã trải nghiệm sự hưng phấn của việc hoàn thành một bài tập đầy thử thách, tập thể dục không chỉ tốt cho cơ thể mà còn có thể cải thiện tinh thần rõ nét và tập trung. Các nhà nghiên cứu từ Đại học Sao Paulo đã phát hiện ra rằng chỉ cần 10 phút tập thể dục là đủ để tăng cường trí nhớ và hiệu suất trong suốt cả ngày. Nếu bạn dễ bị xuống dốc vào giữa trưa, hãy xem xét đến việc tập chạy hoặc gym vào giờ nghỉ trưa. Một nghiên cứu cho thấy mức độ hoạt động tim mạch vừa phải có thể làm tăng năng suất và sự sáng tạo trong hai giờ sau đó. Đó chính là thứ bạn cần - giúp bạn tăng cường sức mạnh trong suốt thời gian còn lại trong ngày.

Lần tới, khi bạn cảm thấy bản thân đang bị quá sức và sự sáng tạo biến mất, hãy nghỉ ngơi. Thay vì cố gắng vượt qua rào cản như đó là Ga 9¾ (trong Harry Potter), bước lùi lại có thể chính xác là những gì bạn cần để bước về phía trước.

Via Medium